有效的文档

作为主管，内部备忘录可能是任何与雇佣相关的行动的关键部分.  重要的是要记住，你可能认为是私人的人际笔记和记录可能在诉讼事件中被披露.  这意味着如果你的备忘录写得不够仔细, 他们最终可能会在诉讼中被用作对付你的武器.  在某些情况下, 煽动性的文件也被泄露给了媒体, 制造了一场公关灾难.  因此, 在创建案例文档时，请记住两件事:首先, keep notes private unless and until you decide to reveal them; and second, 确保他们会在员工纠纷的情况下帮助你.

以下是实现这些目标的一些具体指导方针:

让文件为你工作

写私人便条和备忘录，就像员工和陪审团都会看到一样.  最好的方法是将机密记录视为支持自己决定的证据.

注意你的语言

如果你在笔记或备忘录中使用了粗心的语言，那么最善意的人事行动可能会被破坏.  避免说明显不合法的话，比如“我们需要一个年轻的人。, 新鲜的想法”和更微妙的说法，可能暗示可能年龄, 比赛, 性别或其他偏见.  也, 远离诽谤性的评论和没有证据支持的结论, 比如“乔不诚实”或“玛丽是个酒鬼”.相反，你要确保你的决定是公平公正的.  例如, 列出引起员工注意的客观绩效问题，以及该员工获得的众多改进机会.

消除草稿

在法庭上很难解释为什么备忘录的最终版本与早期的草稿不同. 只有在有明确理由的情况下才保留之前的草稿.

考虑一下根本没有备忘录

经常问自己为什么要把东西写下来——如果你想不出一个好的理由, 不.

使用电子邮件和语音邮件要小心

说的时候比写的时候更容易出错, 与正式信件相比，人们通常更随意地起草电子邮件. 永远不要以为你说的话是隐私. 请记住，如果出现争议，删除的电子邮件有时可以恢复.

在可用的情况下使用标准模板

一些正式的文档，如 纠正措施 信函应遵循标准格式，以确保整个组织沟通的一致性和彻底性. 人力资源部提供了纠正措施信函的模板，如果需要，可以就其他文件与您进行咨询.